Svět kanceláří plných šanonů a archivních boxů pomalu končí. Buďte u toho s námi.
Rádi Vám pomůžeme.
Audit Alliance spol. s r.o.
Klimentská 1246/1
Praha 1, Nové Město, 110 00
Tel.: +420 226 222 030
Fax: +420 226 222 031
info@audit-alliance.cz
Skenování a digitalizace dokumentů:
Klimentská 1246/1
Praha 1, Nové Město, 110 00
Tel.: +420 226 222 030
Fax: +420 226 222 031
digitalizace@audit-alliance.cz
Měli jsme a máme tu čest pracovat například pro tyto klienty :
Nadační fond
Romana Šebrleho
FINEP & partners a.s.
Delpha agency s.r.o.
Nadace Terezy Maxové
Asekol s.r.o.
Europalet a.s.
A-fitnes s.r.o.
GEMPLUS s.r.o.
Locke & Hobbes a.s.
Swift Holding a.s
Proton Therapy Center Czech sro.
GOLFER s.r.o.
Krajský úřad Karlovarského kraje
UniCredit Markets & Investment Banking, CA IB Corporate Finance a.s.
Euro Park Praha a.s.
Interplastic s.r.o.
Finep Harfa a.s.
Finep Chuchle a.s.
Finep Mazanka s.r.o.
Finep Prosek k.s.
N.J.B. Real a.s.
Invenit a.s.
JUDr. Klára Veselá Samková
Bohemian Pictures sro.
European Properties Development Corporation sro.
Friendly Production sro.
River Diamond Holding as.
Riverbank Development sro.
RYOR a.s.
Vila Nový Smíchov a.s.
Výstavistě Flóra Olomouc a.s.
...a řadu dalších.
Děkujeme za důvěru a těšíme se na další nová setkání.
ŘEŠENÍ PRO BEZPEČNOU VZDÁLENOU SPRÁVU VAŠICH DIGITALIZOVANÝCH DOKUMENTŮ
Představte si Vaši kancelář či podnik s pobočkami po celé České republice (nebo na světě) bez jediného papíru. Přesto máte všechny doklady vždy na stejném místě, přístupné během několika vteřin odkudkoli na světě. Nic se už nikdy neztratí. Nic už není potřeba hledat. Kvůli schvalování dokladů už nemusíte ztrácet čas na cestách do kanceláře. Manažeři rozhodují, účetní účtují, auditoři auditují a to v reálném čase. Už žádný stres. Sen? Tak my Vám ho splníme!
Pro naprostou většinu společností je bohužel stále denní samozřejmostí práce s papíry. Těmi papíry, které mají zajišťovat chod firmy, starost o klienty, mají dokládat na vstupu i výstupu oprávněnost našich nákladů či příjmů. Manažeři dojíždějí do kanceláře, aby schválili přijaté faktury. Tento čas by přitom mohli věnovat samotnému obchodu, tedy základnímu cíli, pro který obchodní firma vznikla. Účetní dojíždějí do kanceláře, aby údaje z účetních dokladů na papíru přepsali do účetního programu a papíry založili do šanonu. Daňoví poradci přijíždí ke klientovi, aby doklady v šanonech zkontrolovali před průběžnými přiznáními. Auditoři cestují za doklady (případně doklady k nim), aby nad těmi samými papíry vyřkli svůj ortel. A finanční úřady? Buď vezmeme tisíce dokladů k nim, nebo úředníky pozveme do firmy.
Při tom všichni přemýšlí, mnohokrát ve stresu, zda je vše OK, nebo zda zase budou něco hledat, jako již tolikrát...
Předpokládáme, že pokud jste již navstívili naše stránky a čtete tyto věty, dokážete si barvitě představit to, co jsme popsali výše. Nebyli jsme na tom tak strašně, ale jistá drobná podobnost by se našla :-) Rozhodli jsme se s tím něco udělat a hledali řešení. Zjistili jsme, že téměř všechny produkty tvořili a vymýšleli profesionální IT odborníci, kteří vesměs nedokážou pochopit, jak důležitá je uživatelská přívětivost a intuitivní ovládání. To je ovšem jeden ze základních předpokladů pro přijetí nového řešení oběhu dokladů lidmi ve firmě tak, aby necítili obtíž při změně doposud zajetých postupů. Sebelepší SW spravující data nejsou k ničemu, pokud si je nevezmou za své, jako příjemnou a pohodlnou součást běžného pracovního života, lidé ve firmě. Řada řešení je navíc postavena tak, aby "řešila všechno všem" a většina obchodních firem, přestože by jejich potřeby splnila, by je za drahé peníze využila jen z minimální části. Možná, že i toto byly některé z důvodů, proč jste si zatím, stejně jako my před časem, řešení nevybrali.
Otázka č.1: Kanceláře plné papíru, šanonů, archivních krabic a boxů?
eDriveSoft: To je přežitek. Všechny doklady jsou v digitalizované formě uložené na jednom místě o velikosti několika dm3. Listiny je možné z 95%, při splnění určitých zákonných podmínek, ihned skartovat.
Otázka č.2: Skladování a archivace papírů po dobu několika let pro případnou kontrolu?
eDriveSoft: Archivace probíhá výhradně v elektronické formě se stejnou právní silou, jako měly původní listiny.
Otázka č.3: Dojíždění do kanceláře jen proto, že je potřeba doklady schválit?
eDriveSoft: Také toto je přežitek. Všechny doklady máte k naprosto průkaznému schválení bezpečně přístupné z jakéhokoli místa na světě (pokud je tam internet nebo mobilní síť :-).
Otázka č.4: Převážení dokladů z pobočky na pobočku, z centrály k účetním, od účetních k daňovým poradcům? Dojíždění účetních do kanceláře kvůli potřebě zadat doklady do účetního programu? Nekonečné kopírování dokladů stále dokola?
eDriveSoft: Žádný doklad se ani na okamžik nehne ze svého místa, nevytváří se jeho kopie, netiskne se znovu a znovu na zařízeních, o které je třeba se starat a přesto jej mají všichni oprávnění pracovníci k dispozici 24hod denně 365 dní v roce v plném svém obsahu.
Otázka č.5: Nakládaní težkých šanonů do auta proto, abychom je dovezli na kontrolu FÚ a pak zpět, nebo se týden duševně připravovali na návštěvu úředníka ve firmě?
eDriveSoft: Máme bohatou praxi s tím, že FÚ obdrží doklady našich klientů na CD a musí je ze zákona považovat za rovnocenné, jak byste přinesli několik tisíc dokladů v listinné formě.
Otázka č.6: Hledání dokladu, který někdo vyjmul ze šanonu a nevrátil jej na přesné místo zpět? Nebo jej odnesl k řešení na jiné oddělení a zapomněl o tom informovat kolegu, který teď hledá a hledá?
eDriveSoft: Samozřejmě, že s tímto se po zavedení eDriveSoft již nikdy nesetkáte.
Otázka č.7: Vrátit se do kanceláře jen proto, že někdo z kolegů nepřipravil podklady správně, nebo jste si sami doklady v kanceláři zapomněli?
eDriveSoft: Ani s tímto se již nesetkáte. Sami moc dobře víme, že čas je drahý a je vhodnější jej věnovat naplno obchodu, nebo skutečnému odpočinku v kruhu rodiny, přátel. A nezapomeňte také na své koníčky :-)
Otázka č.8: Setkali jste se někdy s tím, že se kopie Vašich dokladů dostaly do rukou někomu, ke komu se ale opravdu dostat neměly?
eDriveSoft: S námi nepřichází v úvahu. Spěte klidně. Nikdo jiný, než ten, kdo skutečně má či musí, je už neuvidí...
Je toho jistě hodně, na čem bychom se mohli shodnout. Čas a energie je potřeba pro realizaci skutečných obchodů, aby vůbec doklady dostaly šanci vzniknout a nikoli pro administrativu založenou na papírech a peripetiích s nimi. Už žádný stres. I Vy si můžete společně s námi a eDriveSoft užívat zaslouženého klidu a pohody.
S lehkou reklamní nadsázkou ohodnotil náš produkt jeden z klientů slovy: "eDriveSoft doporučuje devět z deseti psychologů..." :-)