PROČ DIGITALIZOVAT DOKUMENTY?
Význam digitalizace dokumentů, archivovaných v šanonech, archivních boxech či policích, je možné rozdělit do několika základních okruhů. Kromě zvýšení jejich bezpečnosti a snížení rizika porušení, ztráty či zcizení originálů dokumentů jde zejména o podstatné zrychlení přístupu k dokumentům v digitální formě, rychlé prohledávání digitálního archivu, možnost elektronické distribuce a prezentace vyhledaných dokumentů, snížení prostorových nároků a možnost případného přesunu archivovaných originálů na méně exponovaná místa. Dalším významným důvodem je pak vytvoření lepších podmínek pro řídící a rozhodovací činnost vedoucích pracovníků, každodenní práci zaměstnanců a zlepšení kvality přístupu k informacím dalším oprávněným osobám či zákazníkům.

Ve spojení s elektronickou značkou a kvalifikovaným časovým razítkem zpracovatele u vybraného dokumentu je dále zajištěna jeho nezaměnitelná autentičnost v čase a shodná právní síla v porovnání s listinným originálem. Již dnes, kdy platí zákonná archivační povinnost u řady dokumentů, je možné v mnoha případech takto digitalizované listiny oficiálně skartovat a uchovávat jejich obsah pouze v datové podobě. V rámci digitalizace účetních záznamů a dokladů a jejich archivace výhradně v elektronické podobě vycházíme také z doporučení pana Prof. Ing. Vladimíra Smejkala, CS. a paní Prof. Ing. Hany Vomáčkové, CSc. (více viz "profil společnosti"). Byli jsme první v České republice, kteří v rámci aplikační praxe předložili s úspěchem České daňové správě ke kontrole doklady výhradně v digitalizované podobě na digitálním nosiči CD - klient nemusel doložit jediný účetní doklad v tištěné původní podobě a byl mu uhrazen historicky první nadměrný odpočet po takové kontrole v naší zemi. 


V JAKÝCH OBLASTECH ČINNOSTI?
V oblasti účetnictví a daňového poradenství, při likvidaci společnosti nebo v oblasti vedení konkurzů, při výkonu advokátních či notářských služeb, při práci s dokumentací v ordinacích lékařů, u finančních služeb v oblasti bankovnictví, pojišťovnictví, leasingu, ale například i při elektronické archivaci a zpřístupnění dokumentů souvisejících s výrobou a dodávkou materiálů. V neposlední řadě pak naleznete využití například v oblasti práce úřadů státní správy a místní samosprávy, u příspěvkových a neziskových organizací...

 


KONTROLA NASKENOVANÝCH DOKUMENTŮ
S ohledem na potřebu zajištění stejné právní síly tištěné předlohy a následného digitalizovaného dokumentu (neboť to je například jedním ze žádoucích základů pro kompletní digitalizaci účetních záznamů a dokladů účetní jednotky) kontrolujeme každý takový skenovaný dokument s využitím propracovaných SW řešení pro kontrolu každého obrazu. Získané obrazy v rámci skenovacího procesu jsou například automaticky rovnány či otáčeny, jsou odstraněny případné tzv. "datové nečistoty", vzniklé mnohdy způsobem dosavadního skladování listinných dokladů a jejich stářím, atd... Podle charakteru zakázky je možné (a v případě dokladů účetních je to podmínkou) ponechat naskenované dokumenty v autentické podobě. To se děje zejména v případě (a to je jednou ze specializací naší společnosti) pokud jde o digitalizaci právě účetních záznamů a dokladů. (Ty následně po naskenování označujeme elektronickou značkou zpracovatele založenou na kvalifikovaném systémovém certifikátu podle zvláštních právních předpisů a dále je označujeme také kvalifikovaným časovým razítkem, které jako jediné je schopno bez možnosti rozporování prokázat existenci tištěné předlohy a digitalizovaného dokumentu v čase. Po takovém označení mají jak listinná předloha, tak její digitalizovaná forma stejnou právní sílu a je tudíž možné listinné účetní záznamy a doklady ihned skartovat. Činí tak nejen naši klienti, ale samozřejmě také naše společnost samotná a to již dnes s jednoznačným úspěchem v oblasti relevance užitých důkazních prostředků a jejich právní síly například při kontrole digitalizovaných dokladů finančními úřady.)


INDEXACE (nezaměnitelné pojmenování každého souboru)
Indexace slouží k následnému pohodlnému vyhledávání digitalizovaných dokumentů ve složkách a adresářích. Název každého souboru je označen jedinečným popisem (např. číslo smlouvy, faktury, název klienta, pobočky či střediska, typ dokumentu, datum přijetí, apod.) tak, aby byly vždy bez problémů rychle vyhledány a připraveny k použití. Nezanedbatelným výsledkem takové indexace je také možnost vyhledat dokument starý například několik let během několika vteřin - a při možnosti vzdáleného přístupu prostřednictvím chráněného šifrovaného přístupu přes internet tak můžeme hledat v reálném čase vzdáleni tisíce km...


ZABEZPEČENÍ DOSTUPNOSTI V PRŮBĚHU ZPRACOVÁNÍ
Stává se, že některý z klientů potřebuje v čase procesu digitalizace nutně ještě k nějakému vlastnímu úkonu samotný listinný doklad. Pokud ještě není digitalizován, je ze strany naší společnosti zabezpečeno zpřístupnění těchto dokumentů: potřebné dokumenty může zákazník dostat v původní listinné formě (kurýrní službou, poštou, případně přivezeme osobně) nebo zajistíme odeslání faxem nebo, po přednostní digitalizaci mimo smluvené pořadí, v elektronické podobě (podle závažnosti úkonu také s elektronickou značkou a časovým razítkem).


KOMPLETACE DO PŮVODNÍ PODOBY, PŘEDÁNÍ, PŘÍPADNĚ SKARTACE
Přestože nabízíme řešení, které zajišťuje stejnou právní sílu obou druhů dokumentů a umožňuje skartaci listinné formy stává se také, že zákazník žádá zpět listinné předlohy po jejich digitalizaci. V takovém případě, pokud tedy nevyužije možnosti naší profesionální a protokolární skartace listinných předloh, jsou dokumenty po provedené digitalizaci uvedeny do původního stavu podle přání klienta, tedy zpravidla opětovně setříděny, sešity a vráceny do šanonů a archivních boxů.

 
ULOŽENÍ DIGITALIZOVANÝCH DOKUMENTŮ
Digitalizované dokumenty ukládáme na digitální média, která buď sami doporučíme s ohledem na charakter zakázky a následné využití digitalizovaných dokumentů, nebo která žádá sám zákazník. Jsou to především média CD, DVD média, externí harddisky či jiná naše vlastní či zákazníkem dodaná digitální datová úložiště. Další variantou může být přenos dat po zabezpečené lince například na vlastní server klienta. Kopie pak mohou být na žádost klienta například uloženy též v trezoru společnosti Audit Alliance.

Zvláštní nabídkou společnosti Audit Alliance je umístění digitalizovaných dokumentů pro každého klienta zvlášť na naše vlastní zabezpečené servery připojené k páteřní síti internetu v "datovém bunkru". Ty jsou pak oprávněným uživatelům klienta přístupné vzdáleně prostřednictvím našeho vlastního bezpečného řešení eDriveSoft 24hodin denně z jakéhokoli místa na světě. Samozřejmostí je pravidelná záloha dat, elektronická i fyzická ostraha, zamezení vstupu neoprávněných osob a další.