Svět kanceláří plných šanonů a archivních boxů pomalu končí. Buďte u toho s námi.
Rádi Vám pomůžeme.

Audit Alliance spol. s r.o.
Klimentská 1246/1
Praha 1, Nové Město, 110 00
Tel.: +420 226 222 030
Fax: +420 226 222 031
info@audit-alliance.cz

Skenování a digitalizace dokumentů:
Budovatelů 2830, Most,434 37
Tel.: +420 777 077 158
Fax : +420 777 444 611
digitalizace@audit-alliance.cz

 

SKENOVÁNÍ A DIGITALIZACE DOKUMENTŮ 


MOTTO

"Doba, kdy jsme museli kvůli skladování šanonů a archivačních boxů najímat větší kanceláře nebo stavebně zvětšovat výrobní či skladové prostory, je naštěstí už pryč. Stejně tak je pryč doba, kdy jsme museli po dobu skartačních lhůt pracovat s tunami papírů, mnohdy uložených jinde, než jsme je zrovna potřebovali..."






PROČ DIGITALIZOVAT DOKUMENTY?
Význam digitalizace dokumentů, archivovaných v šanonech, archivních boxech či policích, je možné rozdělit do několika základních okruhů. Kromě zvýšení jejich bezpečnosti a snížení rizika porušení, ztráty či zcizení originálů dokumentů jde zejména o podstatné zrychlení přístupu k dokumentům v digitální formě, rychlé prohledávání digitálního archivu, možnost elektronické distribuce a prezentace vyhledaných dokumentů, snížení prostorových nároků a možnost případného přesunu archivovaných originálů na méně exponovaná místa. Dalším významným důvodem je pak vytvoření lepších podmínek pro řídící a rozhodovací činnost vedoucích pracovníků, každodenní práci zaměstnanců a zlepšení kvality přístupu k informacím dalším oprávněným osobám či zákazníkům.

Ve spojení s elektronickou značkou a kvalifikovaným časovým razítkem zpracovatele u vybraného dokumentu je dále zajištěna jeho nezaměnitelná autentičnost v čase a shodná právní síla v porovnání s listinným originálem. Již dnes, kdy platí zákonná archivační povinnost u řady dokumentů, je možné v mnoha případech takto digitalizované listiny oficiálně skartovat a uchovávat jejich obsah pouze v datové podobě. V rámci digitalizace účetních záznamů a dokladů a jejich archivace výhradně v elektronické podobě vycházíme také z doporučení pana Prof. Ing. Vladimíra Smejkala, CS. a paní Prof. Ing. Hany Vomáčkové, CSc. (více viz "profil společnosti"). Byli jsme první v České republice, kteří v rámci aplikační praxe předložili s úspěchem České daňové správě ke kontrole doklady výhradně v digitalizované podobě na digitálním nosiči CD - klient nemusel doložit jediný účetní doklad v tištěné původní podobě a byl mu uhrazen historicky první nadměrný odpočet po takové kontrole v naší zemi. 


V JAKÝCH OBLASTECH ČINNOSTI?

V oblasti účetnictví a daňového poradenství, při likvidaci společnosti nebo v oblasti vedení konkurzů, při výkonu advokátních či notářských služeb, při práci s dokumentací v ordinacích lékařů, u finančních služeb v oblasti bankovnictví, pojišťovnictví, leasingu, ale například i při elektronické archivaci a zpřístupnění dokumentů souvisejících s výrobou a dodávkou materiálů. V neposlední řadě pak naleznete využití například v oblasti práce úřadů státní správy a místní samosprávy, u příspěvkových a neziskových organizací...



NABÍZÍME VÁM SLUŽBY OD A DO Z  

SMLUVNÍ A PRÁVNÍ ZAJIŠTĚNÍ SLUŽEB
Služby skenování a digitalizace dokumentů provádíme na základě písemné smlouvy se zákazníkem. Smlouva obsahuje přesný popis předmětu digitalizace, termíny plnění, cenu a zejména také odpovědnost za prováděnou službu. Součástí je následně protokol o převzetí dokumentů, dále velmi podrobný protokol o samotné provedené digitalizaci, zohledňující a popisující užitý technický proces a dále všechny odkazy na platné právní úpravy - zejména zákony o účetnictví, DPH, obchodní zákoník, zákon o správě daní a poplatků, správní řád, zákon o elektronickém podpisu či o archivnictví a spisové službě. Toto všechno jsou zákony, podle kterých naše společnost digitalizaci dokladů provádí. Stejně tak dbáme na soulad našich služeb s direktivami EU. Jako součást předání digitalizovaných dokladů klientovi pak vždy předkládáme také naše doporučení z oblasti "jak se možná lépe chovat k dokumentům", aby případná další spolupráce byla třeba zase o něco efektivnější. Samozřejmostí je také protokol o předání listinných předloh zpět zákazníkovi, případně protokol o provedené skartaci.


PŘEPRAVA DOKUMENTŮ K DIGITALIZACI

Listinné dokumenty digitalizujeme zejména v našich vlastních provozovnách, které splňují všechny moderní nároky na zabezpečení a monitoring, a kde máme samozřejmě nejlepší podmínky pro výkon služby.  Přepravu dokumentů zabezpečujeme vlastními silami nebo prostřednictvím renomované bezpečnostní agentury. Hlavním cílem této části procesu digitalizace je především dodržení stanovených termínů a vysoký standard v oblasti bezpečnosti samotné přepravy. V případech, kdy z důvodu potřeby digitalizovat dokumenty v např. "zvláštním režimu utajení" apod. není možné dokumenty přepravovat, provádíme digitalizaci také v prostorách zákazníka.


PŘÍPRAVA DOKUMENTŮ PŘED DIGITALIZACÍ
Všechny dokumenty určené ke skenování a digitalizaci vždy pečlivě a detailně připravíme (vyjmeme z šanonů, desek či obalů, zbavíme svorek, sponek apod.) k samotnému procesu skenování a to vždy podle zadání klienta. Tomu může předcházet například také odborný audit stávající a předpokládané archivace dokladů v listinné formě, pokud již zákazník prozatím nemá vlastní metodiku spisové správy, kterou by doposud aplikoval pro tyto dokumenty.


SKENOVÁNÍ
Pro samotné skenování využíváme nejkvalitnější vysokokapacitní skenery Canon a Kodak. Za profesionální výsledek procesu skenování a digitalizace jako celku ručí samozřejmě také i odborně připravená obsluha skenerů, zaškolená dodavatelem HW a SW.



 


KONTROLA NASKENOVANÝCH DOKUMENTŮ

S ohledem na potřebu zajištění stejné právní síly tištěné předlohy a následného digitalizovaného dokumentu (neboť to je například jedním ze žádoucích základů pro kompletní digitalizaci účetních záznamů a dokladů účetní jednotky) kontrolujeme každý takový skenovaný dokument s využitím propracovaných SW řešení pro kontrolu každého obrazu. Získané obrazy v rámci skenovacího procesu jsou například automaticky rovnány či otáčeny, jsou odstraněny případné tzv. "datové nečistoty", vzniklé mnohdy způsobem dosavadního skladování listinných dokladů a jejich stářím, atd... Podle charakteru zakázky je možné (a v případě dokladů účetních je to podmínkou) ponechat naskenované dokumenty v autentické podobě. To se děje zejména v případě (a to je jednou ze specializací naší společnosti) pokud jde o digitalizaci právě účetních záznamů a dokladů. (Ty následně po naskenování označujeme elektronickou značkou zpracovatele založenou na kvalifikovaném systémovém certifikátu podle zvláštních právních předpisů a dále je označujeme také kvalifikovaným časovým razítkem, které jako jediné je schopno bez možnosti rozporování prokázat existenci tištěné předlohy a digitalizovaného dokumentu v čase. Po takovém označení mají jak listinná předloha, tak její digitalizovaná forma stejnou právní sílu a je tudíž možné listinné účetní záznamy a doklady ihned skartovat. Činí tak nejen naši klienti, ale samozřejmě také naše společnost samotná a to již dnes s jednoznačným úspěchem v oblasti relevance užitých důkazních prostředků a jejich právní síly například při kontrole digitalizovaných dokladů finančními úřady.)


INDEXACE (nezaměnitelné pojmenování každého souboru)

Indexace slouží k následnému pohodlnému vyhledávání digitalizovaných dokumentů ve složkách a adresářích. Název každého souboru je označen jedinečným popisem (např. číslo smlouvy, faktury, název klienta, pobočky či střediska, typ dokumentu, datum přijetí, apod.) tak, aby byly vždy bez problémů rychle vyhledány a připraveny k použití. Nezanedbatelným výsledkem takové indexace je také možnost vyhledat dokument starý například několik let během několika vteřin - a při možnosti vzdáleného přístupu prostřednictvím chráněného šifrovaného přístupu přes internet tak můžeme hledat v reálném čase vzdáleni tisíce km...


ZABEZPEČENÍ DOSTUPNOSTI V PRŮBĚHU ZPRACOVÁNÍ

Stává se, že některý z klientů potřebuje v čase procesu digitalizace nutně ještě k nějakému vlastnímu úkonu samotný listinný doklad. Pokud ještě není digitalizován, je ze strany naší společnosti zabezpečeno zpřístupnění těchto dokumentů: potřebné dokumenty může zákazník dostat v původní listinné formě (kurýrní službou, poštou, případně přivezeme osobně) nebo zajistíme odeslání faxem nebo, po přednostní digitalizaci mimo smluvené pořadí, v elektronické podobě (podle závažnosti úkonu také s elektronickou značkou a časovým razítkem).


KOMPLETACE DO PŮVODNÍ PODOBY, PŘEDÁNÍ, PŘÍPADNĚ SKARTACE

Přestože nabízíme řešení, které zajišťuje stejnou právní sílu obou druhů dokumentů a umožňuje skartaci listinné formy stává se také, že zákazník žádá zpět listinné předlohy po jejich digitalizaci. V takovém případě, pokud tedy nevyužije možnosti naší profesionální a protokolární skartace listinných předloh, jsou dokumenty po provedené digitalizaci uvedeny do původního stavu podle přání klienta, tedy zpravidla opětovně setříděny, sešity a vráceny do šanonů a archivních boxů.

 
ULOŽENÍ DIGITALIZOVANÝCH DOKUMENTŮ

Digitalizované dokumenty ukládáme na digitální média, která buď sami doporučíme s ohledem na charakter zakázky a následné využití digitalizovaných dokumentů, nebo která žádá sám zákazník. Jsou to především média CD, DVD média, externí harddisky či jiná naše vlastní či zákazníkem dodaná digitální datová úložiště. Další variantou může být přenos dat po zabezpečené lince například na vlastní server klienta. Kopie pak mohou být na žádost klienta například uloženy též v trezoru společnosti Audit Alliance.

Zvláštní nabídkou společnosti Audit Alliance je umístění digitalizovaných dokumentů pro každého klienta zvlášť na naše vlastní zabezpečené servery připojené k páteřní síti internetu v "datovém bunkru". Ty jsou pak oprávněným uživatelům klienta přístupné vzdáleně prostřednictvím našeho vlastního bezpečného řešení eDriveSoft 24hodin denně z jakéhokoli místa na světě. Samozřejmostí je pravidelná záloha dat, elektronická i fyzická ostraha, zamezení vstupu neoprávněných osob a další.



 

DOTAZNÍK DIGITALIZACE 


Máte zájem o předběžné nezávazné informace o možnosti digitalizace právě Vašich dokumentů?
Pak, prosíme, pojďme začít vyplněním našeho dotazníku, který Vám rádi na vyžádání zašleme ,a který nám pomůže "ušít na míru" nabídku právě jen pro Vás. Po jeho vyplnění jej následně zašlete na adresu
digitalizace@audit-alliance.cz. Budeme Vás rádi obratem kontaktovat. Děkujeme.




PROČ JE AUDIT ALLIANCE SPRÁVNÁ VOLBA?  

Naším cílem je nabídnout klientovi naše zkušenosti v oblasti skenování a digitalizace dokumentů a poskytnout mu oporu v procesu zefektivnění práce při jejich správě. Naše služby kladou důraz na uspokojování skutečných potřeb klienta, respektujíce jeho specifické požadavky. Personál, který se podílí na skenování a digitalizaci dokumentů, je vyškolen dle zákona č. 101/2000 o ochraně osobních údajů a je svým podpisem vázán k ochraně a utajení důvěrných informací - společnost sama je pak registrována Úřadem pro ochranu osobních údajů. V současné době provádíme také veškeré nutné kroky k zajištění prověrky Národního bezpečnostního úřadu pro přístup k utajovaným informacím stupně utajení VYHRAZENÉ a spolupracujeme s renomovanou konzultační společností s cílem získat certifikát jakosti ISO 9001:2001. Společnost Audit Alliance spol. s r.o. má zpracován interní bezpečnostní projekt pro realizaci digitalizace dokumentů. Provozovna skenování a digitalizace je chráněna elektronickým zabezpečovacím systémem, připojeným na PCO a je umístěna v objektu s nepřetržitou fyzickou ochranou a kamerovým systémem. Účastníme se řady přednášek a konferencí na dané téma a pravidelně také publikujeme v odborných časopisech a bulletinech. Hlavním argumentem ale pravděpodobně zůstává, že víme "jak na to" a s úspěchem jsme jako historicky první v České republice prošli testem kontrol výhradně digitalizovaných účetních záznamů a daňových dokladů našich klientů v praxi České daňové správy...



Produkt - SKENOVÁNÍ A DIGITALIZACE DOKUMENTŮ
Produkt - DIGITALIZACE LISTIN PRO OBCHODNÍ REJSTŘÍK
František Matějka
tel.: +420 777 077 158
e-mail:
digitalizace@audit-alliance.cz

 

 

Jméno a logo "Canon" jsou chráněné obchodní značky firmy Canon Inc.
Jméno a logo "Kodak" jsou chráněné obchodní značky firmy Kodak Limited.

 

 
PŘIHLÁSIT  
Jméno:
Heslo: